POLITYKA PRYWATNOŚCI
POLITYKA PRYWATNOŚCI SKLEPU INTERNETOWEGO AROMAPOMORZE.PL
Data obowiązywania: [DATA]
1. Postanowienia ogólne
Niniejsza Polityka Prywatności określa zasady przetwarzania danych osobowych osób korzystających ze sklepu internetowego AromaPomorze.pl, w tym osób przeglądających Sklep, posiadających konto, dokonujących zakupów, kontaktujących się ze Sprzedawcą oraz korzystających z formularza kontaktowego.
Polityka Prywatności została przygotowana z uwzględnieniem przepisów:
Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. („RODO”),
ustawy z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych,
ustawy z dnia 12 lipca 2024 r. – Prawo komunikacji elektronicznej,
innych obowiązujących przepisów dotyczących ochrony danych osobowych i prywatności.
Administrator dokłada starań, aby dane osobowe były przetwarzane zgodnie z prawem, rzetelnie, w sposób przejrzysty oraz wyłącznie w zakresie niezbędnym do określonych celów.
2. Administrator danych osobowych
Administratorem danych osobowych jest:
GRUPA POMORSKIE WYPRAWY
NIP: 5921004372
REGON: 385257427
ul. Wachowiaka 22/3
81-418 Gdynia
Polska
E-mail kontaktowy: kontakt@aromapomorze.pl
We wszystkich sprawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych można kontaktować się z Administratorem za pośrednictwem powyższego adresu e-mail lub adresu korespondencyjnego.
Administrator nie wyznaczył Inspektora Ochrony Danych, jeżeli obowiązek jego wyznaczenia nie wynika z obowiązujących przepisów prawa.
3. Jakie dane osobowe przetwarzamy?
W zależności od sposobu korzystania ze Sklepu możemy przetwarzać w szczególności:
imię i nazwisko,
nazwę firmy,
adres rozliczeniowy,
adres dostawy,
numer telefonu,
adres e-mail,
numer NIP,
dane dotyczące zamówienia,
informacje dotyczące wybranego produktu, wariantu i zapachu,
informacje dotyczące płatności,
informacje dotyczące zwrotów i reklamacji,
dane dotyczące konta Klienta,
korespondencję prowadzoną ze Sprzedawcą,
adres IP,
dane dotyczące korzystania ze Sklepu,
dane techniczne urządzenia i przeglądarki, w zakresie niezbędnym do prawidłowego działania Sklepu.
Administrator nie przechowuje pełnych danych kart płatniczych Klientów w związku z płatnościami realizowanymi za pośrednictwem operatora płatności.
4. Źródło danych
Dane osobowe są co do zasady pozyskiwane bezpośrednio od osoby, której dotyczą, w szczególności podczas:
tworzenia konta Klienta,
składania Zamówienia,
korzystania z zakupu bez zakładania konta,
korzystania z formularza kontaktowego,
składania reklamacji,
składania oświadczenia o odstąpieniu od umowy,
kontaktu ze Sprzedawcą.
W przypadku Zamówienia składanego przez inną osobę Administrator może otrzymać dane osoby, dla której przeznaczona jest przesyłka, w zakresie przekazanym przez osobę składającą Zamówienie.
5. Cele i podstawy prawne przetwarzania danych
5.1. Realizacja zamówienia
Dane Klienta są przetwarzane w celu:
przyjęcia i realizacji Zamówienia,
przygotowania ręcznie wykonywanego Towaru,
kontaktu z Klientem w sprawie Zamówienia,
obsługi płatności,
przygotowania przesyłki,
przekazania danych przewoźnikowi,
obsługi zwrotów i reklamacji.
Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO – przetwarzanie niezbędne do wykonania umowy lub podjęcia działań przed jej zawarciem.
5.2. Obsługa konta Klienta
Jeżeli Klient zdecyduje się utworzyć konto, dane są przetwarzane w celu:
utworzenia i prowadzenia konta,
umożliwienia logowania,
udostępnienia historii Zamówień,
zarządzania danymi Klienta,
obsługi funkcjonalności dostępnych po zalogowaniu.
Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO.
Klient może korzystać ze Sklepu również bez zakładania konta, jeżeli dana funkcjonalność Sklepu na to pozwala.
5.3. Obsługa formularza kontaktowego
Dane podane w formularzu kontaktowym są przetwarzane w celu:
udzielenia odpowiedzi na zapytanie,
prowadzenia korespondencji,
obsługi zgłoszenia dotyczącego produktów lub Zamówienia.
Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na obsłudze zapytań i komunikacji z osobami kontaktującymi się ze Sklepem.
Jeżeli kontakt dotyczy zawarcia lub wykonania umowy, podstawą prawną może być również art. 6 ust. 1 lit. b RODO.
6. Płatności Paynow
W Sklepie dostępne są szybkie płatności internetowe za pośrednictwem Paynow.
W związku z realizacją płatności niezbędne dane mogą być przekazywane operatorowi płatności w zakresie koniecznym do przeprowadzenia, potwierdzenia i obsługi transakcji.
Paynow przetwarza dane Kupujących w związku z realizacją płatności. Zakres danych przekazywanych operatorowi zależy od sposobu płatności i zastosowanej integracji.
Administrator nie ma dostępu do danych karty płatniczej w zakresie, w jakim dane te są obsługiwane bezpośrednio przez operatora płatności.
Podstawą przekazania danych jest przede wszystkim art. 6 ust. 1 lit. b RODO – wykonanie umowy.
7. Dostawa InPost
W celu realizacji dostawy Zamówienia dane niezbędne do doręczenia przesyłki mogą zostać przekazane operatorowi InPost.
W zależności od wybranego sposobu dostawy mogą być przekazane w szczególności:
imię i nazwisko,
numer telefonu,
adres e-mail,
adres dostawy,
dane dotyczące przesyłki,
informacje niezbędne do jej śledzenia i doręczenia.
Dostawa może być realizowana do Paczkomatu InPost albo przez kuriera InPost.
InPost przetwarza dane odbiorców w związku z obsługą przesyłek i ich doręczaniem.
Podstawą przekazania danych jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO – wykonanie umowy sprzedaży.
8. WooCommerce i WordPress
Sklep działa z wykorzystaniem systemu WordPress oraz WooCommerce.
Dane związane z Zamówieniami, kontami Klientów oraz obsługą Sklepu mogą być przechowywane w bazie danych Sklepu.
W ramach standardowego działania WooCommerce mogą być przechowywane między innymi informacje dotyczące Zamówienia, dane kontaktowe Klienta, adresy rozliczeniowe i dostawy oraz informacje dotyczące wybranej metody płatności.
Administrator korzysta z ustawień WooCommerce dotyczących kont Klientów, zakupów gościnnych oraz przechowywania danych.
9. Google reCAPTCHA
Formularz kontaktowy w Sklepie jest zabezpieczony przy użyciu Google reCAPTCHA.
Technologia ta służy do odróżniania prawidłowych użytkowników od automatycznych zapytań i ograniczania spamu oraz nadużyć.
W związku z działaniem reCAPTCHA Google może przetwarzać określone informacje techniczne dotyczące urządzenia i sposobu korzystania z formularza.
ReCAPTCHA jest wykorzystywana w celu ochrony Sklepu przed spamem, botami i nadużyciami.
10. Cele wynikające z prawnie uzasadnionego interesu Administratora
Administrator może przetwarzać dane również w celu realizacji swoich prawnie uzasadnionych interesów, w szczególności:
zapewnienia bezpieczeństwa Sklepu,
zapobiegania oszustwom i nadużyciom,
dochodzenia roszczeń,
obrony przed roszczeniami,
prowadzenia korespondencji,
archiwizacji dokumentacji,
zapewnienia bezpieczeństwa systemów informatycznych,
ustalenia odpowiedzialności za naruszenia zasad korzystania ze Sklepu.
Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
11. Obowiązki prawne
Dane osobowe mogą być przetwarzane również w celu wykonania obowiązków prawnych ciążących na Administratorze, w szczególności związanych z:
prowadzeniem dokumentacji księgowej i podatkowej,
wystawianiem i przechowywaniem dokumentów sprzedaży,
rozpatrywaniem reklamacji,
obsługą zwrotów,
realizacją obowiązków wynikających z przepisów prawa.
Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO.
12. Czy dane są wykorzystywane do marketingu?
Sklep obecnie:
nie prowadzi newslettera,
nie wysyła marketingowych wiadomości e-mail,
nie wysyła marketingowych wiadomości SMS,
nie wykorzystuje Google Analytics,
nie wykorzystuje Google Ads,
nie wykorzystuje Meta Pixel ani innych reklamowych narzędzi śledzących.
Dane Klientów nie są obecnie wykorzystywane do prowadzenia zautomatyzowanych kampanii marketingowych.
Jeżeli w przyszłości Administrator zamierza rozpocząć działania marketingowe wymagające zgody użytkownika, odpowiednie zgody będą pozyskiwane zgodnie z obowiązującymi przepisami.
13. Odbiorcy danych osobowych
Dane osobowe mogą być przekazywane podmiotom, które wspierają Administratora w prowadzeniu Sklepu, w szczególności:
operatorowi płatności Paynow,
InPost,
dostawcy hostingu,
dostawcy usług informatycznych,
dostawcy poczty elektronicznej,
podmiotom obsługującym system WordPress/WooCommerce – w zakresie wynikającym z wykorzystywanej infrastruktury i usług,
biuru rachunkowemu lub księgowości, jeżeli Administrator korzysta z takich usług,
podmiotom świadczącym usługi prawne lub windykacyjne, jeżeli jest to niezbędne,
organom publicznym, jeżeli obowiązek przekazania danych wynika z prawa.
Administrator przekazuje dane wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji określonego celu.
14. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy
Administrator dokłada starań, aby dane osobowe były przetwarzane na terenie Europejskiego Obszaru Gospodarczego.
Jeżeli w związku z wykorzystywaniem określonych usług lub narzędzi dane zostaną przekazane poza Europejski Obszar Gospodarczy, Administrator zapewni odpowiednią podstawę prawną takiego transferu zgodnie z RODO, w szczególności w przypadku zastosowania decyzji stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony lub odpowiednich zabezpieczeń przewidzianych w RODO.
15. Okres przechowywania danych
Dane osobowe są przechowywane przez okres nie dłuższy, niż jest to niezbędne do realizacji celu, dla którego zostały zebrane.
W szczególności:
Dane dotyczące Zamówień
Dane związane z Zamówieniami są przechowywane przez okres niezbędny do realizacji umowy, obsługi zwrotów i reklamacji, a następnie przez okres wymagany przepisami podatkowymi i rachunkowymi.
Dane konta Klienta
Dane konta są przechowywane do czasu jego usunięcia przez Klienta lub Administratora, z zastrzeżeniem danych, które Administrator musi zachować z uwagi na obowiązek prawny lub możliwość dochodzenia roszczeń.
Dane dotyczące reklamacji i zwrotów
Dane są przechowywane przez okres niezbędny do obsługi sprawy, a następnie przez okres przedawnienia ewentualnych roszczeń.
Dane z formularza kontaktowego
Dane są przechowywane przez okres niezbędny do obsługi zapytania i dalszej korespondencji, a następnie przez okres uzasadniony charakterem sprawy lub do czasu upływu okresu przedawnienia ewentualnych roszczeń.
Dane techniczne
Dane techniczne i logi mogą być przechowywane przez okres niezbędny do zapewnienia bezpieczeństwa i prawidłowego działania Sklepu.
16. Prawa osoby, której dane dotyczą
Osobie, której dane są przetwarzane, przysługują prawa wynikające z RODO, w szczególności:
prawo dostępu do danych osobowych,
prawo do sprostowania danych,
prawo do usunięcia danych,
prawo do ograniczenia przetwarzania,
prawo do przenoszenia danych,
prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych opartego na art. 6 ust. 1 lit. e lub f RODO,
prawo cofnięcia zgody – jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody,
prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego.
Nie wszystkie prawa mają charakter bezwzględny. Ich zakres może być ograniczony, jeżeli przepisy prawa zezwalają Administratorowi na dalsze przechowywanie lub przetwarzanie danych.
17. Prawo do wniesienia skargi
Osoba, której dane dotyczą, ma prawo wnieść skargę do organu nadzorczego, jeżeli uzna, że przetwarzanie jej danych osobowych narusza przepisy RODO.
Organem nadzorczym w Polsce jest:
Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych
ul. Stanisława Moniuszki 1A
00-014 Warszawa
18. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji i profilowanie
Administrator nie podejmuje wobec Klientów decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu danych, które wywoływałyby wobec nich skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nich wpływały.
Administrator nie prowadzi profilowania Klientów w celu automatycznego podejmowania decyzji dotyczących zawierania lub realizacji umów sprzedaży.
19. Bezpieczeństwo danych
Administrator stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne mające na celu ochronę danych osobowych przed:
nieuprawnionym dostępem,
utratą,
zniszczeniem,
przypadkową zmianą,
nieuprawnionym ujawnieniem,
innymi formami bezprawnego przetwarzania.
Administrator dobiera środki bezpieczeństwa z uwzględnieniem charakteru, zakresu, kontekstu i celu przetwarzania danych oraz ryzyka dla praw i wolności osób fizycznych.
20. Pliki cookies
Sklep wykorzystuje pliki cookies oraz podobne technologie.
Cookies mogą być wykorzystywane między innymi do:
prawidłowego działania Sklepu,
działania koszyka,
realizacji procesu zakupowego,
utrzymania sesji użytkownika,
zapamiętywania ustawień,
działania konta Klienta,
zapewnienia bezpieczeństwa Sklepu,
obsługi formularza kontaktowego i ochrony przed spamem.
Sklep nie korzysta obecnie z Google Analytics ani reklamowych narzędzi śledzących, takich jak Google Ads czy Meta Pixel.
Szczegółowe zasady dotyczące plików cookies mogą zostać opisane w odrębnej Polityce Cookies.
21. Konto Klienta i zakup bez rejestracji
Sklep umożliwia:
utworzenie konta Klienta,
składanie Zamówień bez tworzenia konta.
W przypadku utworzenia konta dane są przetwarzane również w celu zapewnienia funkcjonalności konta i dostępu do historii Zamówień.
W przypadku zakupu jako gość dane są przetwarzane przede wszystkim w celu realizacji konkretnego Zamówienia, jego dostawy, płatności, obsługi zwrotów i reklamacji oraz wykonania obowiązków prawnych.
22. Dobrowolność podania danych
Podanie danych osobowych jest co do zasady dobrowolne.
Jednak podanie danych niezbędnych do:
realizacji Zamówienia,
dokonania dostawy,
dokonania płatności,
wystawienia dokumentu sprzedaży,
jest konieczne do zawarcia i wykonania umowy.
Brak podania wymaganych danych może uniemożliwić dokonanie zakupu lub jego prawidłową realizację.
23. Dane przedsiębiorców
W przypadku zakupu dokonywanego przez przedsiębiorcę Administrator może przetwarzać dane związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, w szczególności:
imię i nazwisko osoby kontaktowej,
nazwę firmy,
NIP,
adres firmy,
numer telefonu,
adres e-mail.
Jeżeli dane dotyczą osoby fizycznej lub pozwalają na jej identyfikację, są one przetwarzane zgodnie z zasadami RODO.
24. Zmiany Polityki Prywatności
Administrator może aktualizować niniejszą Politykę Prywatności w szczególności w przypadku:
zmiany przepisów prawa,
zmiany sposobu działania Sklepu,
wprowadzenia nowych usług,
rozpoczęcia korzystania z nowych narzędzi informatycznych,
zmiany podmiotów przetwarzających dane,
konieczności doprecyzowania informacji dotyczących przetwarzania danych.
Aktualna wersja Polityki Prywatności jest publikowana w Sklepie.
Data obowiązywania aktualnej wersji znajduje się na początku dokumentu.
25. Kontakt w sprawach ochrony danych osobowych
W sprawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych można skontaktować się z Administratorem:
GRUPA POMORSKIE WYPRAWY
ul. Wachowiaka 22/3
81-418 Gdynia
E-mail: kontakt@aromapomorze.pl
Administrator odpowiada na wnioski dotyczące praw osób, których dane dotyczą, bez zbędnej zwłoki, zgodnie z terminami wynikającymi z RODO.
26. Postanowienia końcowe
Niniejsza Polityka Prywatności stanowi informację o zasadach przetwarzania danych osobowych w związku z korzystaniem ze Sklepu AromaPomorze.pl.
W sprawach nieuregulowanych niniejszą Polityką Prywatności zastosowanie mają przepisy RODO oraz inne właściwe przepisy prawa.
Polityka Prywatności obowiązuje od dnia [DATA].